Что делать с бумажными архивами?

Несмотря на стремительный рост цифровой экономики и перевода многих бизнес-процессов в электронный вид, а некоторых из них и вовсе в онлайн, большинство современных фирм и организаций по-прежнему хранят собственные архивы, в бумажном виде.

Уже сейчас большинство этой макулатуры потеряло актуальность, и рано или поздно возникнет необходимость провести процедуру ликвидации или утилизации архива всех этих устаревших документов.

Безопасность персональных данных

Даже если у компании нет каких-либо страшных и ужасных секретов или востребованной на рынке коммерческой тайны, за которой бы охотились все конкуренты, всё равно простой вывоз макулатуры, в большинстве случаев будет не достаточной мерой для ликвидации архива документов. В особенности это касается компаний, работающих в сфере услуг и обрабатывающих персональные данные своих клиентов, за неправильное хранение и утилизацию которых, на компанию может возложена ответственность в соответствии с федеральным законом РФ «О персональных данных».

К персональным данным можно отнести практически любую информацию, касающуюся определенного физического лица: паспортные данные, место прописки и место жительства, мобильный и домашний телефон, донные о социальных сетях и электронной почте, даже фамилия, имя и отчество могут являться персональными данными субъекта. По этой причине, все архивные документы, содержащие даже простой поименный список клиентов организации должны уничтожаться.

Уничтожение архивных документов

Уверен, многие слышали про шредирование документов и такой тип офисной техники как шредеры, применяемые для физического уничтожения бумажных документов. Шредеры, как правило, нарезают уничтожаемые документы на очень мелкие части, перемешивая фрагменты, максимально затрудняя возможность последующего восстановления какого-либо документа.

Покупать в офис частной компании или в государственную организацию шредер сейчас, большого смысла нет. С переходом на электронный документооборот необходимость в подобных агрегатах и вовсе отпадет в скором времени.

Правильным шагом, на мой взгляд, будет воспользоваться услугами компании, предлагающей профессионально и надежно утилизировать архивные документы компании.

Как правило, подобные компании самостоятельно вывозят ваш архив, уничтожают его необходимым способом в присутствии вашего представителя и предоставляют отчет об уничтожении документов. В дальнейшем, получившаяся макулатура отправляется во вторичную переработку.

Приятным бонусом от проделанной работы будет выплата вам вознаграждения за сданную макулатуру и осознание того факта, что спасено от переработки в бумагу несколько деревьев и экологии планеты будет нанесен чуть меньший вред.